1. Основные задачи
1. Основными задачами Управления являются:
1.1. Организация и координация деятельности за прохождением муниципальной службы.
1.2. Организация и методическое руководство профессиональной подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации муниципальных служащих.
1.3. Формирование кадрового резерва для замещения должностей муниципальной службы.
1.4. Проведение аттестации, квалификационных экзаменов и конкурсов на замещение вакантных должностей.
1.5. Организация мероприятий по представлению сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданами при поступлении на муниципальную службу и муниципальными служащими.
1.6. Оформление и ведение банка кадровой информации.
1.7. Оказание методической и практической помощи структурным подразделениям Администрации города Когалыма по вопросам прохождения муниципальной службы.
1.8. Ведение воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, работающих в Администрации города Когалыма, в соответствии с федеральным законодательством;
1.9. Осуществление своевременного представления всех видов отчетности по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе, работающих в Администрации города Когалыма;
1.10. Обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов в Администрации города Когалыма, организация и координация деятельности по рассмотрению обращений граждан в Администрацию города Когалыма.
1.11. Подготовка и передача документов на постоянное хранение в архивный отдел Администрации города Когалыма.
1.12. Совершенствование форм и методов работы с документами;
1.13. Разработка и внедрение:
- нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения Администрации города Когалыма;
- прогрессивных технологий документационного обеспечения на базе применения вычислительной и организационной техники.
1.14. Дополнительное пенсионное обеспечение за выслугу лет лиц, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы.
1.15. Предоставление социальной поддержки гражданам, удостоенным звания «Почетный гражданин города Когалыма».
1.16. Организация работы Общественной приёмной Главы города Когалыма.
1.17. Организация проведения совещаний.
1.18. Планирование, организация и контроль за обеспечением канцелярскими товарами.
2. Основные функции
2. Для решения поставленных задач Управление выполняет следующие функции:
2.1. Подготавливает предложения по реализации положений законодательства о муниципальной службе и вносит эти предложения на рассмотрение Главе города Когалыма;
2.2. Ведёт Перечень должностей муниципальной службы в Администрации города Когалыма;
2.3. Обеспечивает ведение Реестра муниципальных служащих в Администрации города Когалыма;
2.4. Осуществляет организационно-техническое обеспечение проведения квалификационных экзаменов, аттестации муниципальных служащих и оформляет их результаты, вносит в личные дела и другие документы муниципальных служащих;
2.5. Совместно с руководителями структурных подразделений Администрации города Когалыма осуществляет в установленном порядке подготовку и внесение предложений о назначении на должности, переводе и увольнении;
2.6. Осуществляет подготовку трудовых договоров с лицами, поступающими на работу в Администрацию города Когалыма, вносит в них изменения в соответствии с действующим законодательством;
2.7. Готовит распоряжения Администрации города Когалыма о приёме, переводе, увольнении, об отпусках, о командировках, поощрении и наказании, присвоении классных чинов муниципальным служащим, об установлении надбавок муниципальным служащим и работникам, осуществляющим техническое обеспечение, о выплате пособий;
2.8. Оформляет, хранит и выдает трудовые книжки, своевременно заносит в них необходимые данные (о переименованиях по работе, изменениях по должности, специальности, квалификации, фамилии, поощрениях и другие);
2.9. Формирует кадровый резерв для замещения должностей муниципальной службы. Организует проведение конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв. Организует работу с кадровым резервом и его эффективное использование;
2.10. Организует предварительную сверку достоверности предоставляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу;
2.11. Осуществляет анализ уровня профессиональной подготовки муниципальных служащих;
2.12. Составляет ежегодные планы повышения квалификации и переподготовки на основе анализа потребностей с учетом заявок структурных подразделений Администрации города Когалыма, рекомендаций аттестационной комиссии, комиссии по формированию кадрового резерва на должности муниципальной службы. Организует обучение, переподготовку и повышение квалификации муниципальных служащих;
2.13. Разрабатывает и координирует реализацию программы развития муниципальной службы в Администрации города Когалыма;
2.14. Организует работу по сдаче муниципальными служащими сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера. Организует проверку сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдение ограничений, связанных с муниципальной службой, установленных федеральным законодательством;
2.15. Обеспечивает соблюдение муниципальными служащими Администрации города Когалыма ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов, исполнения ими обязанностей, установленных федеральными законами;
2.16. Принимает меры по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на муниципальной службе;
2.17. Обеспечивает деятельность комиссии по урегулированию конфликта интересов Администрации города Когалыма;
2.18. Оказывает муниципальным служащим консультационную помощь по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения муниципальных служащих Администрации города Когалыма, а также с уведомлением представителя нанимателя (работодателя), органов прокуратуры Российской Федерации о фактах совершения муниципальными служащими коррупционных правонарушений, непредставления ими сведений либо предоставления недостоверных или неполных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;
2.19. Обеспечивает реализацию муниципальными служащими обязанности уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органным прокуратуры Российской Федерации обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений;
2.20. Организует проведение служебных проверок достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы, и муниципальными служащими, соблюдения муниципальными служащими ограничений и запретов, требований о предотвращении и урегулировании конфликта интересов;
2.21. Подготавливает в соответствии с компетенцией нормативные правовые акты о противодействии коррупции;
2.22. Обеспечивает обработку персональных данных сотрудников Администрации города Когалыма с помощью автоматизированной кадровой программы «1С-предприятие»;
2.23. Обеспечивает защиту персональных данных работников Администрации города Когалыма от утечки, хищения, утраты, подделки и другого несанкционированного доступа;
2.24. Оформляет и ведёт личные дела, карточки формы Т-2ГС и Т-2, обеспечивает их хранение;
2.25. Готовит и выдаёт справки по просьбам работников об их настоящей и прошлой трудовой деятельности;
2.26. Оформляет документацию на получение, выдачу и возврат медицинских страховых полисов.
2.27. Ведёт персонифицированный учёт работников Администрации города Когалыма в системе государственного пенсионного страхования, оформляет анкеты персонифицированного пенсионного учёта для получения страховых свидетельств государственного пенсионного страхования, обеспечивает их выдачу;
2.28. Ведёт учёт работников пенсионного возраста и своевременно оформляет документы в связи с уходом на пенсию работников;
2.29. Принимает участие в разработке предложений по изменению штатного расписания Администрации города Когалыма и её структурных подразделений;
2.30. Консультирует работников по вопросам трудового законодательства, их правового положения, соблюдения льгот и ограничений, связанных с муниципальной службой;
2.31. Представляет в срок все виды отчётности и текущей информации (о численности, качественном составе кадров, государственных наградах);
2.32. Анализирует профессиональный, образовательный и возрастной состав кадров, других данных для использования в работе по улучшению качества работы Администрации города Когалыма;
2.33. Осуществляет контроль за соблюдением работниками Администрации города Когалыма трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
2.34. По вопросу дополнительного пенсионного обеспечения за выслугу лет лиц, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы:
- ведёт приём и обработку документов по назначению пенсии за выслугу лет;
- обеспечивает деятельность Комиссии по назначению, перерасчету и выплате пенсии за выслугу лет;
- подготавливает реестры получателей для осуществления выплаты пенсий;
2.35. Оформляет, учитывает и выдает служебные удостоверения работникам Администрации города Когалыма согласно установленному порядку;
2.36. Организует учёт и контроль за вручением государственных наград. Обеспечивает своевременную отчётность за вручение наградных материалов. Ведёт учёт награждённых лиц;
2.37. Анализирует работу, связанную с вопросами награждения;
2.38. Организует работу комиссии по предварительному рассмотрению наградных дел;
2.39. Готовит установленную документацию по кадрам и наградам и передает их в архив в соответствии с номенклатурой дел;
2.40. Обеспечивает подписку периодических печатных изданий;
2.41. В вопросах предоставления социальной поддержки гражданам удостоенным звания «Почетный гражданин города Когалыма»:
- ведёт учёт граждан, удостоенных звания «Почетный гражданин города Когалыма», имеющих право на получение социальной поддержки;
- осуществляет организационные мероприятия по предоставлению социальной поддержки гражданам, удостоенным звания «Почетный гражданин города Когалыма»;
- разрабатывает нормативные документы и целевые программы, регламентирующие деятельность по предоставлению социальной поддержки гражданам, удостоенным звания «Почетный гражданин города Когалыма»;
- формирует отчетность по реализации выделяемых из бюджета Администрации города Когалыма средств, на предоставление социальной поддержки гражданам, удостоенным звания «Почетный гражданин города Когалыма»;
2.42. Осуществляет приём, регистрацию и своевременное направление на рассмотрение входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой должностным лицам Администрации города Когалыма, в том числе переданной по специальным средствам связи;
2.43. Регулирует ход исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;
2.44. Осуществляет своевременную обработку, доставку, рассылку и отправку корреспонденции должностным лицам и структурным подразделениям Администрации города Когалыма;
2.45. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов, поставленных на контроль и их правильным оформлением;
2.46. Осуществляет подготовку информации о ходе исполнения поставленных на контроль документов, предложений о снятии с контроля документов;
2.47. Осуществляет регистрацию постановлений, распоряжений Администрации города Когалыма;
2.48. Осуществляет контроль за разработкой бланков документов в соответствии с требованиями Государственного стандарта Российской Федерации - ГОСТ Р 6.30 - 2003;
2.49. Организует работу по письменным обращениям граждан, а так же подготавливает ежеквартальную информацию в адрес Администрации Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа-Югры о количестве и характере обращений граждан, поступивших в Администрацию города Когалыма;
2.50. Осуществляет работу по созданию базы документов в электронном виде, поисково-справочную работу с имеющейся базой данных;
2.51. Осуществляет разработку номенклатуры дел Администрации города Когалыма, учёт, хранение и оперативное использование законченных делопроизводством дел и документов, подготовку их к сдаче в архивный отдел Администрации города Когалыма в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству;
2.52. Разрабатывает (совместно с соответствующими структурными подразделениями Администрации города Когалыма) мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами;
2.53. Обеспечивает организацию работы Общественной приёмной Главы города Когалыма: подготовка и утверждение графика дежурства, информирование населения о работе Общественной приёмной, учет и мониторинг обращений граждан;
2.54. Содействует повышению ответственности работников Администрации города Когалыма за исполнением распоряжений и поручений Главы города Когалыма и должностных лиц Администрации города Когалыма;
2.55. Обеспечивает получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения Администрации города Когалыма, ведёт учёт их расходования и составление установленной отчётности;
2.56. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на проведение работ и оказание услуг с предприятиями и организациями;
2.57. Осуществляет контроль за рациональным расходованием канцелярских принадлежностей, материалами, оборудованием и финансовыми средствами, выделяемые для данных целей;
2.58. Обеспечивает хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, заседаний Думы города Когалыма и других мероприятий;
2.59. Осуществляет организацию, регулирование, контроль и списание средств на представительские расходы.